Sådan leder du et virtuelt bestyrelsesmøde

Der er ikke udviklet et alment sæt af færdselsregler for et godt virtuelt møde endnu. I surveyen i projektet ”Kulturinstitutionernes største udfordringer” bliver digitale møder ofte nævnt som en fordel og en udfordring, som man er på vej til at lære at få det bedste ud af ude omkring på institutionerne.

Bestyrelsesmedlemmerne fra den andetsteds nævnte, australske, undersøgelse har givet så mange erfaringer fra sig om dette emne, at forfatterne af rapporten har kunnet opstille en slags kodeks for det gode bestyrelsesmøde på de digitale platforme. Det er den, vi bringer nedenfor.

Rapporten slår fast, at dynamikken i et virtuelt møde er helt anderledes end i et fysisk møde. De mange fysiske tegn, der afgives fra deltagerne, er vanskelige eller umulige at se på skærmen, og deltagernes engagement forekommer væsentligt reduceret på en skærm. Derfor skal formanden benytte en anden og mere eksplicit ledelsesform.

Møderegler

  1. Bestyrelsen skal fastsætte sine egne regler for mødeadfærden, og denne skal genvurderes af bestyrelsen med jævne mellemrum. De væsentligste punkter læses op af formanden for hvert møde, idet deltagerne kan have andre møderegler andre steder.
  2. Intet møde bør vare over 90 minutter. Længere møder bør have indlagt pauser senest efter 90 minutter.
  3. Alle bør sætte sig foran sit kamera så vidt muligt i øjenhøjde og på en måde, hvor den øverste del af overkroppen kan ses, så f.eks. hænderne kommer ind i billedet en gang i mellem. Formålet er at lade en del af kropssproget være synligt.

Anvend en nogenlunde neutral baggrund og sæt et dæmpet varmt lys ved computeren.

  1. Alle bør have kameraet tændt under hele mødet for at tilkendegive, at man er fuldt og engageret til stede. Husk at slukke for skærmnotifikationer på computeren og mobilens lyde.
  2. Alle bør slukke (mute) mikrofonen, når man ikke taler, og skærme mod baggrundsstøj så godt som muligt, når man er på. Et headset kan mindske baggrundsstøj betydeligt. Pas også på med at bladre i papirer, når man tager ordet.
  3. Aftal, hvordan man kommer til orde. En hånd i vejret eller chatfunktionen kan være gode måder at gøre det på.
  4. Formanden bør kommunikere tydeligt, hvem der har ordet, hvem der er kommet på talerlisten og evt., hvem der stillet spørgsmål på chatten.

Formanden må spørge mere og fordele ordet mere aktivt end ellers. En talerunde i hele bestyrelsen efter et oplæg kan være en god måde. Variér, hvem der begynder og, hvad vej man går.

Alle processer skal generelt klargøres lidt tydeligere end, man er vant til.

  1. Forbered de papirer, der skal deles under mødet, så man er helt sikker på at undgå kludder med fremlæggelsen på skærmen.

 

Den sociale side

Den sociale side af bestyrelsesmødet har stor betydning og kan ikke opnås på samme måde ved et virtuelt møde. Det er vanskeligt at danne en mødekultur og ryste en ny bestyrelse sammen alene ved digitale møder.

  1. Formanden kan gøre forskellige ting for at erstatte det fysiske mødes sociale kvaliteter og varsle det, han vil gøre, ved bestyrelsesmødet.
  2. Formanden kan ringe op eller aftale bilaterale catch-up-møder på skærm.
  3. Man kan indlede med en ”social velkomstrunde” med begrænset taletid, hvis dagsordenen tillader det, eller planlægge sociale fyraftensmøder et par gange om året for at samle op og være hyggelige sammen.

Det tekniske aspekt

  1. Teknik og sikkerhed bør være gennemprøvet inden møderne.
  2. Hvis deltagerne er mindre øvede, kan det være en fordel at knytte en teknisk person til mødet, der har ansvar for at afprøve mødelederens udstyr inden mødestart og deltagernes, når de melder sig på.
  3. Man kan aftale at åbne for mødet 30 minutter inden officiel mødestart, så der kan aftales tekniktid. Hvis mødet er en blanding af fysisk og virtuelt møde, er der særligt behov for at tjekke det lokale fremvisningsudstyr inden mødestart, så alt fungerer, når mødet starter.
  4. Den teknisk ansvarlige kan eventuelt bruge chattens en-til-en-funktion for at konferere om problemer undervejs med mødedeltagerne.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.